W tym odcinku dowiesz się:
Poznaj także fragmenty e-booka, które wprowadzą Cię w świat podcastów "Lean Management po polsku":
„Standaryzacja to nie jest biurokracja. To sposób na wyeliminowanie chaosu i błędów.”
„Jarek miał wrażenie, że jego firma to jest jakieś pole bitwy, na którym nie wiadomo, kto z kim walczy i po co.”
Zapraszam do odsłuchania!
Jarek, właściciel średniej firmy, miał wrażenie, że jego zakład to pole bitwy, na którym nie wiadomo, kto z kim walczy i po co. Gdy brakowało instrukcji, ludzie podejmowali decyzje samodzielnie, często sprzeczne z oczekiwaniami klientów. Efektem były reklamacje, błędy i konflikty w zespole. Trudno było też wdrażać nowych pracowników – tworzyły się obozy: „Czyja metoda lepsza?”.
W szczycie sezonu firma straciła ważnego klienta: dostawa dotarła z tygodniowym opóźnieniem, a produkt był niezgodny ze specyfikacją. Wtedy Jarek pękł.
Lean Management po polsku – podcast dla wszystkich, którzy chcą usprawniać procesy i zarabiać dzięki temu pieniądze. Obserwuj nas i zainspiruj się do działania.
Cześć! Nazywam się Tomasz Król, jestem założycielem Instytutu Doskonalenia Produkcji i od prawie 30 lat zajmuję się usprawnianiem procesów w firmach. W odcinku będzie o tym, jak uporządkować produkcję w firmie, która ma maksymalnie 300 pracowników. Im większa firma, tym bardziej potrzebne jest uporządkowanie.
Opowiem, dlaczego chaos to największy wróg produkcji i skąd się bierze. Wyjaśnię, jak standaryzacja może uratować firmę – ale tylko wtedy, gdy podejdziesz do niej właściwie. Pokażę też, jakie błędy sprawiają, że próby porządkowania procesów kończą się porażką. Będą przykłady firm, które dzięki standardom odzyskały kontrolę i zaczęły rosnąć.
Wyobraź sobie Jarka: około czterdziestki, postawny, konkretny. Właściciel firmy produkcyjnej, około 200 pracowników. Na początku wszystko działało sprawnie: kilka maszyn, mały zgrany zespół, szybkie decyzje. Firma rosła: pojawili się handlowcy, klienci, zamówienia, nowe procesy – i narastający chaos.
Każdy pracownik miał swój sposób pracy. Jedni szybciej, inni wolniej, część „pod jakość”, część „pod ilość”. Jakość była nierówna, a terminy notorycznie pękały. Nie było jednego, wspólnego podejścia. Gdy brakowało instrukcji, ludzie decydowali sami – często wbrew oczekiwaniom klientów. Rosły reklamacje, błędy i napięcia. Wdrożenia nowych osób rozbijały się o spór: „Czyja metoda lepsza?”.
Jarek miał poczucie, że jego firma to pole bitwy. Próby wprowadzenia porządku nie działały. Zarządzenia wisiały na tablicy, pojawiały się zakazy i nakazy, ale pracownicy je ignorowali. Procedury były nieaktualne – nie mogły być aktualne, skoro każdy pracował inaczej. Błędy się powtarzały.
W szczycie sezonu firma straciła kluczowego klienta: dostawa była spóźniona o tydzień, a produkt niezgodny ze specyfikacją. To był punkt zwrotny. Jarek nie mógł już dłużej tego tolerować – musiał uporządkować procesy na stałe.
Na początku spróbował „ręcznego sterowania”: osobiście nadzorował procesy, zatwierdzał decyzje, pilnował terminów. Tyle że jego obecność stała się warunkiem działania firmy. Gdy tylko opuszczał zakład, wszystko się sypało. Po spotkaniu z klientem wracał i nie wiedział, co zastanie. Frustracja rosła.
Zrozumiał, że nie może być wszędzie i kontrolować każdego kroku. Potrzebował systemu, który działa bez ciągłej interwencji szefa.
Po konsultacji z doradcą zdecydował się na standaryzację procesów. Idea brzmiała prosto: spójne zasady dla każdego stanowiska, czynności i procesu. Szybko jednak wyszło na jaw, że standaryzacja to nie spisanie procedur i rozdanie ich ludziom. To zmiana podejścia na każdym poziomie organizacji.
Powołano zespół do analizy procesów i zbudowania standardów. Od razu pojawił się opór. Wielu uważało, że ich sposób pracy jest najlepszy, a nowe instrukcje to biurokracja. Część była sceptyczna, część obojętna, a część otwarcie przeciwna. Doświadczeni pracownicy omijali zmiany, szkoląc nowych według starych zasad.
Jarek zrozumiał, że sama dokumentacja to za mało. Trzeba zbudować wiarę w standardy – i chęć ich stosowania.
Co zrobił?
Po pierwsze, zaangażował zespół w tworzenie rozwiązań: spotkania, warsztaty, rozmowy. Chodziło o wspólne budowanie standardów, by ludzie czuli, że to „ich zasady”, a nie kolejne zarządzenie z góry.
Po drugie, postawił na małe kroki. Zamiast od razu „wszędzie”, zaczął od procesu, który generował najwięcej problemów – kompletacji zamówień. Dzięki drobnym usprawnieniom i jednoznacznym zasadom czas realizacji skrócił się o 25%. To był pierwszy, widoczny sukces.
Po trzecie, zaczął mierzyć postępy. Wprowadził proste narzędzia monitorowania i regularnie analizował wyniki. Ludzie sami widzieli, że pracuje się łatwiej, szybciej i spokojniej.
Standaryzacja przestała być teorią. Stała się konkretnym działaniem.
Każda firma chce większej efektywności i stabilnej jakości. Brak jednolitych standardów prowadzi jednak do chaosu widocznego na każdym poziomie:
Jeśli widzisz u siebie podobny obraz – to sygnał, by przyjrzeć się procesom i wprowadzić standardy.
Teoretycznie standaryzacja rozwiązuje większość problemów. W praktyce często rodzi frustrację. Najczęstsze przyczyny porażek:
1) Branża spożywcza – standaryzacja pakowania
Problem: opóźnienia, różne oznaczenia i gramatury, reklamacje.
Działania: analiza procesu, jednolite standardy pakowania, instrukcje wizualne, rotacje zespołu i szkolenia.
Efekt: po 3 miesiącach reklamacje spadły o 67%, czas realizacji skrócił się o 18%. Standardy zaczęto postrzegać jako ułatwienie.
2) Producent części samochodowych – eliminacja błędów montażowych
Problem: każdy operator montował „po swojemu”.
Działania: analiza przebiegu, ustandaryzowana kolejność działań, kontrola na wcześniejszych etapach, checklisty.
Efekt: błędy montażowe spadły o 53%, czas poprawek skrócił się o 30%. Operatorzy zaczęli sami zgłaszać usprawnienia.
3) Zakład meblowy – ograniczenie strat materiałowych
Problem: duże straty przy cięciu, różne metody obróbki, brak spójnej instrukcji.
Działania: analiza zużycia, jednolity system cięcia, wzorcowe schematy układu, szkolenia, monitoring odpadów.
Efekt: straty materiałowe zmniejszyły się o 22%, czas realizacji skrócił się o 12%, a wdrożenia nowych osób przyspieszyły.
Wspólny mianownik: analiza przed wdrożeniem, zaangażowanie zespołu, proste i praktyczne standardy, ciągłe doskonalenie.
Każda firma może uporządkować procesy. Sukces zależy od świadomego podejścia i konsekwencji. Drobne, przemyślane zmiany przekładają się na duże oszczędności i wzrost jakości.
Jeśli zastanawiasz się, jak wprowadzić standaryzację w swojej firmie i nie wiesz, od czego zacząć, zapraszam na bezpłatną konsultację. Podczas 30-minutowej rozmowy wspólnie przeanalizujemy kluczowe problemy, wskażę procesy warte standaryzacji w pierwszej kolejności i zaproponuję działania, które dadzą najszybsze rezultaty. To nic nie kosztuje, a może oszczędzić Twojej firmie czasu i pieniędzy.
Dziękuję za wysłuchanie odcinka. Jeśli Ci się podobało – zostaw ocenę, udostępnij podcast i śledź kolejne odcinki. Do usłyszenia!
Cieszę się, że oglądasz i słuchasz moich podcastów. Jeśli chcesz uporządkować wiedzę, polecam moją książkę „Lean Management po polsku” (dwa wydania). A jeśli szukasz alternatywnego spojrzenia, zajrzyj do „Jeśli nie Lean, to co?”, gdzie opisuję koncepcję Good Sense Management. Dobrej lektury.
Przekaż kontakt do siebie w tym formularzu. Następnie umówimy się na bezpłatną konsultację, która trwa około 30 minut. Podczas niej omówimy problemy i wyzwania, z jakimi się mierzysz. Wyznaczymy główne cele, z którymi możemy pomóc. Po rozmowie przedstawimy plan Warsztatu, który jest początkiem naszej współpracy.
.svg){kind=icon}
