Schemat blokowy procesu produkcji

Proces produkcyjny to całokształt zjawisk i działań, które ostatecznie powodują stworzenie zamierzonego wyrobu. Do prawidłowego wykonywania tego procesu stosuje się schemat procesu produkcji. Jest to przedstawienie systemu, tak, aby uniknąć błędów i niepotrzebnych kłótni. Jak ważny jest tego typu proces dobrze określił Tomasz Król w swojej książce: “Jeśli nie Lean, to co?” pisząc: “Najwięcej można poprawić pomiędzy procesami. Tam jest zwykle najwięcej marnotrawstwa i zwykle jego eliminacja wystarcza, by skutecznie poprawić cały przepływ.". Dowiedz się czym jest schemat blokowy, jakie ma znaczenie, jaka jest jego historia, jak go stworzyć i wiele więcej, czytając dalej.

Definicja schematu blokowego

Schemat blokowy to diagram, który przedstawia proces, algorytm lub system. Stosuje się go do udokumentowania, planowania, analizy, czy przedstawiania złożonych procesów produkcji w prostych i zrozumiałych dla wszystkich pracowników diagramach. W schemacie blokowym stosuje się do tego romby, owale i prostokąty. Określają one rodzaj danego kroku, a strzałki pokazują kolejność ich wykonywania lub łączą je. Można je stworzyć odręcznie lub komputerowo. Są one określane (w zależności od dziedziny) m.in. jako: mapa procesu, schemat procesu, diagram przepływu procesu lub mapowanie procesów biznesowych. Jest kilka technik przyglądania się swoim procesom. Większość z nich ma swoją wizualną ilustrację, tak zwaną mapę procesów.

Znaczenie schematów blokowych w różnych dziedzinach

Schematy blokowe mają zastosowanie w wielu dziedzinach. Oto kilka przykładów ich zastosowań:

• Edukacja - służy do planowania zajęć, tworzenia planu lekcji, planowania kreatywnego pisania, prezentacji postaci w lekturach, rozumienia procesu naukowego, przekazywania teorii, itp.
• Sprzedaż - służy do planowania procesu sprzedaży, tworzenia strategii, tworzenia procesów rejestracji, itp.
• Biznes - służy do pomocy przy planowaniu zaopatrzenia, przedstawiania zadań pracownikom, dokumentacji procesów, itp.
• Produkcja - służy do określania składu danego produktu, ilustrowania procesów produkcji, rozwiązywania problemów, itp.
• Inżynieria - służy do prezentacji przepływów i schematów, tworzenia wykresów inżynieryjnych, określania cyklu życia danej maszyny lub urządzenia, itp.

Podstawowe elementy i symbole schematu blokowego

Schemat blokowy składa się z różnych elementów graficznych, z których każdy ma określoną funkcję w przedstawianiu procesu. Oto szczegółowy opis podstawowych elementów schematu blokowego oraz informacje, jakie każdy z tych elementów przedstawia:

1. Prostokąty - najczęściej używane kształty w schematach blokowych. Reprezentują one kroki lub działania wykonywane w procesie. Każdy prostokąt zawiera nazwę lub krótki opis konkretnej czynności, która jest częścią procesu. Mogą to być operacje takie jak: "Przygotowanie materiałów", "Obróbka mechaniczna" czy "Pakowanie produktu".
2. Owale - używane do oznaczania punktów początkowych i końcowych procesu. Czasami mogą również oznaczać punkty kontrolne lub przerywniki w procesie. Owal umieszczony na początku schematu blokowego wskazuje na początek procesu, np. "Start" lub "Początek". Owal na końcu schematu blokowego wskazuje na zakończenie procesu, np. "Stop" lub "Koniec".

3. Romby - używane do przedstawiania punktów decyzyjnych w procesie. Zawierają pytanie, na które odpowiedź wpływa na kierunek dalszego przebiegu procesu. Wewnątrz rombu znajduje się pytanie lub warunek, np. "Czy produkt spełnia wymagania jakościowe?". Odpowiedzi na to pytanie (najczęściej "Tak" lub "Nie") prowadzą do różnych ścieżek w schemacie, reprezentowanych przez wychodzące strzałki.
4. Strzałki - łączą poszczególne elementy schematu blokowego i wskazują kierunek przepływu procesu. Strzałki pokazują, jak proces przemieszcza się od jednego kroku do następnego. Mogą również wskazywać sekwencję działań oraz zależności między poszczególnymi etapami procesu. Na przykład, strzałka może prowadzić od prostokąta "Przygotowanie materiałów" do prostokąta "Obróbka mechaniczna", wskazując, że obróbka mechaniczna następuje po przygotowaniu materiałów.

Dodatkowe elementy często używane w schematach blokowych:

5. Równoległoboki (Parallelogramy) - używane do reprezentowania wejść i wyjść danych w procesie. Mogą wskazywać, jakie dane są wprowadzane do procesu (np. "Wprowadzenie danych klienta") oraz jakie dane są wyprowadzane (np. "Generowanie raportu").
6. Kółka (Łączniki) - używane jako łączniki, aby wskazać kontynuację procesu na innej stronie lub w innym miejscu tego samego schematu. Łączniki pomagają utrzymać przejrzystość schematu, unikając zbyt skomplikowanych połączeń strzałkami. Na przykład mogą one oznaczać kontynuację procesu na innej stronie z numerem lub literą, jako identyfikatorem.
7. Dokumenty - przedstawiają dokumenty generowane lub używane w procesie. Może to być raport, faktura, formularz lub jakikolwiek inny dokument, który jest ważny dla danego etapu procesu, np. "Faktura" lub "Formularz zamówienia".
8. Magazyny danych (Data Storage) - reprezentuje miejsca przechowywania danych, takie jak bazy danych lub pliki. Może wskazywać na operacje związane z zapisaniem lub odczytaniem danych, np. "Zapisz do bazy danych" lub "Odczyt danych".

Przykład zastosowania w sklepie internetowym podczas procesu zamawiania:

1. Start (Owal) - "Złożenie zamówienia przez klienta".
2. Prostokąt - "Przyjęcie zamówienia".
3. Prostokąt - "Sprawdzenie dostępności produktu".
4. Romb - "Produkt dostępny?" (Tak/Nie).
   • Tak: Strzałka do prostokąta "Przygotowanie produktu do wysyłki".
   • Nie: Strzałka do prostokąta "Powiadomienie klienta o braku produktu".
5. Prostokąt - "Przygotowanie produktu do wysyłki".
6. Prostokąt - "Wysyłka produktu".
7. Stop (Owal) - "Zakończenie procesu".

Elementy schematu blokowego

Poniżej przedstawiamy podstawowe elementy diagramu procesu:

• START/STOP - ten element wskazuje początek i koniec procesu.
• WYKONANIE - ten element wskazuje na potrzebę wykonania jakiejś czynności lub zadania.
• DECYZJA - ten element rozdziela proces na kilka części w zależności od decyzji wyjściowych.
• DOKUMENT - ten element jest używany w konkretnych krokach, w których dokumenty są niezbędne do kontynuacji procesu.
• DANE WEJŚCIOWE i WYJŚCIOWE - ten element wskazuje wszystko, co jest niezbędne do wykonania danej części procesu, np. wychodzi produkt, wchodzi materiał. 

Historia i rozwój schematów blokowych

Schematy blokowe zaczęto stosować w latach 20. i 30. XX wieku. Inżynierowie Frank i Lillian Gilberth pokazali Amerykańskiemu Stowarzyszeniu Inżynierów Mechaników (ASME) schemat blokowy procesów. W latach 40. schemat ten został rozpowszechniony na szerszą skalę. W późniejszych latach ASME przyjął oficjalny system symboli dla schematu blokowego. Następnie rozpowszechniło się to również w formie programów i diagramów na komputer. I tak schematu blokowego produkcji używa się do dziś.

Przykłady zastosowań schematów blokowych

Schematy blokowe są wszechstronnym narzędziem używanym w wielu branżach do przedstawiania, analizowania i optymalizowania procesów. Poniżej przedstawiamy przykłady zastosowań w różnych branżach.

Produkcja

• Schematy blokowe są używane do dokumentowania i optymalizacji linii produkcyjnych, zarządzania zapasami, kontrolą jakości i planowaniem produkcji.
• Przykład procesu: Proces produkcji odzieży.

• Start: Przyjęcie zamówienia.
• Krok 1: Przygotowanie materiałów.
• Krok 2: Krojenie materiałów.
• Krok 3: Szycie.
• Krok 4: Kontrola jakości.
• Krok 5: Pakowanie.
• Stop: Wysyłka produktu.

Sektor IT

• Schematy blokowe pomagają w planowaniu algorytmów, projektowaniu systemów, zarządzaniu projektami i dokumentacji kodu.
• Przykład procesu: Proces logowania użytkownika.
  • Start: Wprowadzenie danych logowania.
  • Krok 1: Sprawdzenie poprawności danych.
  • Decyzja: Dane poprawne?
    • Tak: Przejście do kroku 2.
    • Nie: Wyświetlenie komunikatu o błędzie i powrót do startu.
  • Krok 2: Autoryzacja użytkownika.
  • Stop: Udane logowanie.

Marketing

• Schematy blokowe są używane do planowania kampanii marketingowych, procesów sprzedażowych, strategii PR i analizowania ścieżek klienta.
• Przykład procesu: Proces kampanii email marketingowej.
  • Start: Zebranie listy kontaktów.
  • Krok 1: Tworzenie treści maila.
  • Krok 2: Wysłanie maila.
  • Krok 3: Monitorowanie otwarć i kliknięć.
  • Decyzja: Odbiorca odpowiedział?
    • Tak: Przejście do kroku 4.
    • Nie: Wysłanie przypomnienia.
  • Krok 4: Analiza wyników kampanii.
  • Stop: Raportowanie wyników.

Każdy z tych schematów blokowych przedstawia kroki procesu w sposób jasny i logiczny, co ułatwia analizę, optymalizację i komunikację. Schematy blokowe są niezastąpione w zarządzaniu procesami, pomagając zrozumieć i poprawić efektywność działań w różnych branżach.

Rodzaje schematów blokowych

Do najpopularniejszych rodzajów schematów blokowych należą: 

• Schematy przepływu dokumentów - dokumentuje on przepływ dokumentów przez różne jednostki w czasie procesu.
• Schematy przepływu danych - pokazują kanały, którymi dane są przesyłane przez system.
• Schematy blokowe systemu - zawierają przepływ danych do podstawowych elementów systemu.
• Schematy blokowe programu - zawierają elementy sterujące, które umieszczone są wewnątrz systemu. 

Dodatkowe typy: 

• Schemat swimlane - określa zadania w procesach międzyzespołowych.
• Schemat blokowy przepływu pracy - dokumentuje różnego typu zadania, informacje, itp. związane z przepływem pracy.

Typów schematów blokowych jest wiele, więc dość łatwo dostosować je do różnych firm.

Metoda wykonania schematu blokowego

Schemat blokowy jest narzędziem wizualnym, które pomaga zrozumieć, analizować i optymalizować procesy. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis kroków, które należy podjąć, aby skutecznie wykonać schemat blokowy.

Określenie zakresu procesu:

• Cel: Zdefiniowanie granic i celów procesu, który będzie przedstawiony na schemacie blokowym.
• Kroki:
  1. Identyfikacja celu schematu:
     • Określ, dlaczego tworzysz schemat blokowy (np. dokumentacja procesu, analiza efektywności, usprawnienie procedur).
     • Zidentyfikuj kluczowe cele, które chcesz osiągnąć za pomocą schematu.
  2. Wyznaczenie punktów początkowych i końcowych:
     • Zdefiniuj, gdzie proces się zaczyna i gdzie się kończy.
     • Ustal, które etapy procesu są kluczowe i muszą być zawarte w schemacie.
  3. Zdefiniowanie granic procesu:
     • Określ, które działania są częścią procesu, a które nie.
     • Wyznacz zakres danych i informacji, które będą potrzebne do stworzenia schematu.
  4. Ustalanie poziomu szczegółowości:
     • Zdecyduj, jak szczegółowy ma być schemat.
     • W zależności od celu schematu, może on być ogólny (pokazujący główne kroki) lub szczegółowy (zawierający wszystkie podprocesy i decyzje).

Zaangażowanie właściciela procesu i uczestników:

• Cel: Zebranie niezbędnych informacji od osób bezpośrednio zaangażowanych w proces, aby schemat blokowy był dokładny i kompletny.
• Kroki:
  1. Identyfikacja właściciela procesu:
     • Ustal, kto jest odpowiedzialny za proces i kto ma na niego największy wpływ.
     • Właściciel procesu powinien być zaangażowany w cały etap tworzenia schematu.
     • Zadaniem właścicieli procesów jest poukładanie zależności i przypisanie czynności koniecznych do dostarczenia wyrobu klientowi.
  2. Zaangażowanie kluczowych uczestników:
     • Zidentyfikuj osoby, które są bezpośrednio zaangażowane w wykonywanie poszczególnych kroków procesu.
     • Przeprowadź wywiady, zbierz dane i obserwacje od tych osób.
  3. Zbieranie informacji:
     • Skorzystaj z różnych metod, takich jak: wywiady, ankiety, obserwacje i przegląd dokumentacji, aby zebrać dokładne dane o procesie.
     • Upewnij się, że masz pełny obraz procesu z różnych perspektyw.
  4. Warsztaty i spotkania:
     • Zorganizuj warsztaty lub spotkania, aby omówić zebrane informacje i zweryfikować dokładność schematu.
     • Upewnij się, że wszyscy uczestnicy mają możliwość wniesienia swoich uwag i sugestii.

Unikanie konfliktów interesów:

• Cel: Zapewnienie, że schemat blokowy jest obiektywny i nie zawiera wpływów, które mogą zniekształcić rzeczywisty obraz procesu.
• Kroki:
  1. Identyfikacja potencjalnych konfliktów:
     • Zidentyfikuj obszary, gdzie mogą występować konflikty interesów (np. różne działy mające sprzeczne cele).
     • Rozpoznaj osoby, które mogą mieć uprzedzenia lub osobiste interesy wpływające na proces.
  2. Neutralne moderowanie spotkań:
     • Zapewnij, że spotkania i warsztaty są prowadzone przez neutralnego moderatora, który nie jest zaangażowany w proces.
     • Moderator powinien dbać o to, aby wszystkie głosy były słyszane i aby decyzje były podejmowane na podstawie obiektywnych danych.
  3. Dokumentowanie i weryfikacja:
     • Dokumentuj wszystkie kroki, decyzje i dane zebrane podczas tworzenia schematu.
     • Regularnie weryfikuj schemat z różnymi interesariuszami, aby upewnić się, że jest on zgodny z rzeczywistością.
  4. Przejrzysta komunikacja:
     • Utrzymuj otwartą i przejrzystą komunikację między wszystkimi zaangażowanymi stronami.
     • Wyjaśnij, dlaczego pewne decyzje zostały podjęte i jakie dane je wspierają.
  5. Zarządzanie różnicami:
     • Przygotuj plan zarządzania różnicami zdań i konfliktami, które mogą się pojawić.
     • Staraj się znaleźć kompromisy, które będą akceptowalne dla wszystkich stron.

Przykład:

• Określenie zakresu procesu:
  • Start: Decyzja o stworzeniu schematu blokowego.
  • Krok 1: Identyfikacja celu schematu.
  • Krok 2: Wyznaczenie punktów początkowych i końcowych.
  • Krok 3: Zdefiniowanie granic procesu.
  • Krok 4: Ustalenie poziomu szczegółowości.
  • Stop: Zakres procesu określony.
• Zaangażowanie właściciela procesu i uczestników:
  • Start: Określenie zakresu procesu.
  • Krok 1: Identyfikacja właściciela procesu.
  • Krok 2: Zaangażowanie kluczowych uczestników.
  • Krok 3: Zbieranie informacji.
  • Krok 4: Warsztaty i spotkania.
  • Stop: Informacje zebrane i zweryfikowane.
• Unikanie konfliktów interesów:
  • Start: Zaangażowanie właściciela procesu i uczestników.
  • Krok 1: Identyfikacja potencjalnych konfliktów.
  • Krok 2: Neutralne moderowanie spotkań.
  • Krok 3: Dokumentowanie i weryfikacja.
  • Krok 4: Przejrzysta komunikacja.
  • Krok 5: Zarządzanie różnicami.
  • Stop: Schemat blokowy gotowy do wdrożenia.

Jak zaprojektować i narysować schemat blokowy?

Jeśli chcesz stworzyć swój własny schemat blokowy, postępuj według poniższych kroków:

1. Zdefiniowanie celu i zakresu - Określ co chcesz osiągnąć oraz, czy robisz wszystko na tyle dokładnie, aby to osiągnąć. Staraj się zapisywać informacje dokładnie, ale w prosty sposób, tak, żeby były zrozumiałe dla przyszłych odbiorców.
2. Określenie zadań w porządku chronologicznym - Rozmawiaj z pracownikami, analizuj i obserwuj proces, a następnie zapisz te informacje np. w formie wykresu.
3. Uporządkowanie według typu i kształtu - Posegreguj dane według typu i przypisz im konkretny kształt, np. proces, decyzja, dane.
4. Rysowanie schematu - Utwórz własny wykres, Możesz to zrobić odręcznie lub za pomocą specjalnego programu komputerowego.
5. Zatwierdzenie schematu - Zacznij przechodzić wszystkie etapy wraz z osobami, które również uczestniczą w konkretnym procesie. Jeśli nie ma błędów, zatwierdź swój schemat. Gotowe.

Narzędzia i oprogramowanie do tworzenia schematów blokowych

Do najczęściej stosowanych programów do tworzenia schematów blokowych należą:

Lucidchart - internetowe narzędzie do robienia diagramów, które umożliwia tworzenie schematów blokowych, diagramów przepływu, diagramów UML, map myśli i innych wizualizacji.

• Funkcjonalność:
  • Intuicyjny interfejs „przeciągnij i upuść”.
  • Integracja z popularnymi aplikacjami, takimi jak Google Drive, Slack, Microsoft Office.
  • Możliwość współpracy zespołowej w czasie rzeczywistym.
  • Szablony i przykłady diagramów.
• Zalety:
  • Łatwy w użyciu dla początkujących i zaawansowanych użytkowników.
  • Silna funkcjonalność współpracy.
• Wady:
  • Ograniczone funkcje w darmowej wersji.
  • Wymaga subskrypcji dla pełnej funkcjonalności.

Microsoft Visio - profesjonalne narzędzie do tworzenia diagramów, będące częścią ekosystemu Microsoft Office.

• Funkcjonalność:
  • Obsługa różnorodnych diagramów, w tym schematów blokowych, diagramów przepływu, diagramów sieciowych.
  • Integracja z Microsoft Office i Microsoft Teams.
  • Zaawansowane opcje formatowania i edycji.
  • Szablony i przykłady diagramów.
• Zalety:
  • Potężne narzędzie z wieloma funkcjami.
  • Łatwa integracja z innymi produktami Microsoft.
• Wady:
  • Wysoka cena.
  • Krzywa uczenia się może być stroma dla nowych użytkowników.

Draw.io (diagrams.net) - darmowe narzędzie do tworzenia diagramów, dostępne online i w wersji offline.

• Funkcjonalność:
  • Intuicyjny interfejs „przeciągnij i upuść”.
  • Możliwość zapisywania diagramów na lokalnym dysku lub w chmurze (Google Drive, Dropbox).
  • Szeroka gama szablonów i kształtów.
  • Open-source.
• Zalety:
  • Darmowe narzędzie z dużą funkcjonalnością.
  • Brak potrzeby subskrypcji.
• Wady:
  • Mniej zaawansowanych funkcji w porównaniu z Visio.
  • Mniej wsparcia technicznego.

Podsumowanie

Proces produkcyjny to całokształt zjawisk i działań, które ostatecznie powodują stworzenie zamierzonego produktu. 

Schemat blokowy to diagram, który przedstawia proces, algorytm lub system. Stosuje się go do udokumentowania, planowania, analizy, czy przedstawiania złożonych procesów produkcji w prostych i zrozumiałych dla wszystkich pracowników diagramach. W schemacie blokowym stosuje się do tego symbole, jak np. romby, owale i prostokąty. Określają one rodzaj danego kroku, a strzałki pokazują kolejność ich wykonywania lub łączą je. 

Schematy blokowe mają zastosowanie w wielu dziedzinach m.in.: edukacji, produkcji i  inżynierii. Do podstawowych elementów schematu należą: prostokąty, romby, owale oraz strzałki.

Główne typy schematów blokowych to: schematy przepływu dokumentów, schematy przepływu danych, schematy blokowe systemu, schematy blokowe programu. 

Narzędzia, których najczęściej używa się do stworzenia schematu blokowego procesu to Lucidchart, Microsoft Visio, Draw.io.