Brak lub zła komunikacja w firmie

Niestety to najczęściej występujący problem w wielu firmach, który stoi na drodze do ciągłego rozwoju i doskonalenia procesów. Często jako eksperci stwierdzamy brak komunikacji jeszcze zanim pojawimy się na konsultacjach czy szkoleniu. Braku komunikacji lub niewłaściwej komunikacji nie da się ukryć. Wielkim pocieszeniem będzie fakt, że u nas, w firmie, która usprawnia procesy niedoskonała komunikacja także istnieje! To co z tym można zrobić?

Lean w komunikacji

Komunikacja w firmie jest podstawą dobrze działającej organizacji. Brak komunikacji nie oznacza, że w ogóle nic nie działa. Powoduje to natomiast szereg niedociągnięć, które mają, jak się później okazuje ogromny wpływ na całość procesów w firmach. I narzędzia lean management w dużej mierze pomagają zapanować nad brakiem komunikacji.

Brak komunikacji to nie tylko niewłaściwy przepływ informacji, to także brak standardu lub sytuacja, w której tylko jedna osoba potrafi wykonać daną czynność. Prawdą jest, że komunikat leży po stronie nadawcy ale strach przed zadawaniem pytań przez odbiorcę komunikatu to także brak komunikacji w firmie. Co jest najczęstszą przyczyną braku pytań? KLĄTWA WIEDZY, czyli słowa, których znaczenie zna jedynie zamknięte środowisko. A nam się często wydaje, że powinniśmy to wiedzieć, że zapytać nie wypada.

Brak komunikacji to nie tylko brak pytań. W czasach, kiedy bardzo dużo pracowników z zagranicy zatrudnia się w polskich przedsiębiorstwach sprawa jest zdecydowanie bardziej skomplikowana. Nie tylko język stoi na przeszkodzie właściwej komunikacji ale także kultura i zupełnie inne przyzwyczajenia.

Do tego wszystkiego dochodzą jeszcze różne działy w firmie, z których każdy ma swój cel i swoje wyniki do osiągnięcia. I jak tu się dogadać?

Komunikacja między działami w firmie

Brak komunikacji między działami w firmie występuje powszechnie. Spowodowana jest często różnymi systemami zarządzania lub brakiem jednolitego celu całego przedsiębiorstwa. Wielokrotnie jesteśmy świadkami tego, że jeden dział stara się drugiemu udowodnić, że nie realizuje założonego celu. Dział handlowy twierdzi, że „produkcja się nie wyrabia” a produkcja twierdzi, że dział handlowy robi im „wrzutki” i muszą zmieniać ustalony wcześniej plan produkcji. A dział handlowy nie ma pojęcia, jaki produkcja ma plan i czy to w ogóle jest ważne. To dopiero brak komunikacji!

Jak zbudować komunikację między działami w firmie?

Nie ma sprawdzonego gotowca. To szereg działań dopasowanych do specyfiki firmy i ludzi w niej pracujących. Ale jest kilka podstawowych kwestii, których przestrzeganie  pomoże zbudować solidną bazę do poprawnej komunikacji:

1. Jeśli to Ty jesteś nadawcą komunikatu – zapytaj, co odbiorca zrozumiał. Jeśli jesteś odbiorcą nie bój się pytać, czy dobrze zrozumiałeś.
2. Słownik pojęć. Świetne narzędzie dla każde nowej osoby w firmie. A i tym, co dłużej pracują często się przyda.
3. Jeden obraz to tysiąc słów. Nie ważne, w jakim języku.
4. Planuj i pokaż swój plan innym.
5. Działaj wspólnie – pytaj o zdanie, słuchaj wskazówek.
6. Nie bój się nie wiedzieć. „Nie wiem, chętnie się dowiem” to najprawdziwsze zdanie, jakie można usłyszeć.
7. Stwórz atmosferę, w której inni nie będą się obawiać zadawania pytań.

Więcej na ten temat w zakładce PODCAST: https://instytutdp.com/wiedza/podcast/